Bedrijfsbarbecue organiseren: zo pak je het professioneel én met plezier aan
Een bedrijfsbarbecue is méér dan een gezellige afsluiter voor de vakantieperiode. Het is een moment van verbinding, waardering en cultuurversterking. Zeker voor organisaties is een goed georganiseerde bedrijfs bbq dé kans om teams samen te brengen buiten de dagelijkse werkcontext.
Maar eerlijk is eerlijk: een succesvolle bedrijfsbarbecue organiseer je niet “even snel”. Het vraagt voorbereiding, duidelijke keuzes en strakke regie.
In dit blog helpen we je stap voor stap op weg – inclusief een praktische en uitgebreide checklist.
Wanneer begin je met het plannen van een bedrijfsbarbecue?
Het liefst: direct na de voorjaarsvakantie.
Waarom zo vroeg starten?
Goede cateraars zitten in mei, juni en juli snel vol
Populaire dagen (donderdag of vrijdag) zijn het eerst geboekt
Je wilt tijdig budgetakkoord en interne draagkracht
Richtlijn planning
Februari / begin maart → start voorbereiding
April → verstuur save-the-date
Mei / juni / juli → uitvoering
Vroeg starten betekent meer keuze, betere kwaliteit en minder stress bij het organiseren van je bedrijfs bbq.
Stel een intern projectteam samen
Een bedrijfsbarbecue organiseren doe je niet alleen. Vorm een klein team van 3–5 collega’s.
Acties
Benoem één eindverantwoordelijke (projectlead)
Verdeel rollen: catering, locatie, communicatie, logistiek en budget
Plan vaste, korte check-ins (bijvoorbeeld elke 2 weken)
Betrek directie of MT als sponsor/stakeholder
Een bedrijfs bbq organiseren is teamwork – precies wat je tijdens het event wilt vieren.
Bepaal de basis: locatie, sfeer en setting
Binnen of buiten?
Beschikken jullie over een eigen buitenterrein?
Is er een dakterras beschikbaar?
Huur je een externe locatie?
Denk altijd aan een weer-back-upplan, zoals een tent of binnenruimte.
Werk met een thema
Een thema tilt je bedrijfsbarbecue direct naar een hoger niveau:
Festival
Ibiza
Streetfood
Italian summer
Tropical
Een thema helpt bij styling, cateringkeuze en interne communicatie.
Hoe kies je de juiste cateraar voor je bedrijfsbarbecue?
De cateraar bepaalt voor een groot deel de beleving van je bedrijfs bbq. Kies dus zorgvuldig.
1. Werken ze met echte grillmasters?
Professionele grillmasters maken zichtbaar verschil in smaak en uitstraling.
2. Wordt er gegrild op kamado’s?
Kies voor keramische houtskoolbarbecues zoals een kamado. Niet op standaard gasbarbecues – dat proef je.
3. Is alles homemade bereid?
Vraag expliciet:
Worden salades vers gemaakt?
Zijn sauzen huisgemaakt?
Is het vlees vers gemarineerd in eigen keuken?
4. Bieden ze méér dan alleen barbecue?
Denk aan:
Foodtrucks
Koffiebar met barista
Authentieke pizzakar
Cocktail- of mocktailbar
5. Kun je materialen huren via de cateraar?
Dat scheelt enorm in organisatie:
Tenten
Meubilair
Servies
Koelingen
Tip: vraag altijd om referenties van andere bedrijven.
Stel een realistisch budget op voor je bedrijfs bbq
Maak een overzicht per categorie:
Catering (eten en drinken apart)
Locatie
Huurmaterialen
Entertainment
Decoratie
Techniek
Onvoorziene kosten (minimaal 10%)
Belangrijk: zorg vooraf voor formeel akkoord van directie of finance. Zonder goedkeuring ontstaat achteraf discussie.
Communicatieplanning richting medewerkers
Goede communicatie zorgt voor een hogere opkomst bij je bedrijfsbarbecue.
In april
Verstuur een aantrekkelijke save-the-date
Stuur direct een agenda-uitnodiging
Gemiddelde opkomst bij een goed georganiseerde bedrijfs bbq ligt rond de 75–80%.
1,5 maand vooraf
Vraag aanwezigheid (RSVP)
Stuur na 2 weken een reminder met duidelijke deadline
3,5 weken vooraf
Inventariseer dieetwensen:
Allergieën
Vegetarisch of vegan
Halal
Pescatarisch
Geef een harde deadline, bijvoorbeeld twee weken voor het event.
Stap voor stap naar een succesvolle bedrijfsbarbecue
Hieronder vind je een concrete checklist als draaiboek voor jouw bedrijfs bbq.
Fase 1 – Oriëntatie (februari / maart)
Bepaal het doel van het event (teambuilding, waardering, jubileum)
Fase 5 – Operationele voorbereiding (4 weken vooraf)
Maak draaiboek met tijdschema
Plan opbouwmoment
Stem af met facilitaire dienst
Brief interne teamleden
Controleer weerbericht
Bereid welkomstspeech voor
Fase 6 – De dag zelf
Contactpersoon aanwezig
Controleer opbouw
Check stroomvoorziening
Ontvang entertainment
Geniet, maar blijf bereikbaar
Fase 7 – Nazorg
Bedank medewerkers
Deel foto’s
Evalueer met projectteam
Bespreek verbeterpunten
Acties die vaak worden vergeten bij een bedrijfsbarbecue
Voldoende schaduwplekken
Genoeg vegetarische opties
EHBO of BHV’er aanwezig
Parkeerinstructies
Afvalscheiding
Geluidsnormen
Duurzaamheid
Bedrijfs BBQ laten organiseren door professionals?
Een bedrijfsbarbecue organiseren vraagt voorbereiding, maar het levert enorm veel op: verbinding, waardering en positieve energie binnen het team.
Wij bij de Ridder BBQ & Bites kunnen je volledig begeleiden om te zorgen dat jouw bedrijfsbarbecue een smakelijk succes wordt. Vraag vrijblijvend een offerte aan, of stel je vraag via onze contactpagina, telefoon of email.
Een goede bedrijfs bbq is niet alleen lekker eten. Het is een herinnering die nog maanden op kantoor wordt besproken.
Home
De Ridder Catering
BBQ shop
BBQ workshop
Blog
Contact
